從系統和全局出發(fā)，優(yōu)化采購體系

市場(chǎng)競爭持續不斷、產(chǎn)品技術(shù)的差異不斷縮小、集成度不斷提高，是整個(gè)市場(chǎng)現狀的真實(shí)寫(xiě)照。隨著(zhù)產(chǎn)品生命周期的縮短、訂單變化的起伏加大以及產(chǎn)品交貨期的壓力倍增，采購成本控制對電子制造商的經(jīng)營(yíng)業(yè)績(jì)至關(guān)重要。同時(shí)，采購的速度、效率、訂單的執行情況也會(huì )直接影響到企業(yè)是否能夠快速靈活的滿(mǎn)足下游客戶(hù)的需求，進(jìn)而影響企業(yè)的經(jīng)濟效益。

采購體系的優(yōu)化涉及采購行為的多個(gè)方面，不論是滿(mǎn)足按時(shí)供料目標、比較采購價(jià)格，還是實(shí)現最低總成本、減少需求變動(dòng)等等，都存在提升空間。不僅如此，采購優(yōu)化還涉及企業(yè)內部多個(gè)部門(mén)，例如設計開(kāi)發(fā)部、倉儲部、生產(chǎn)部等。

新念科技(深圳)有限公司采購部項目主任鄒淑勤

新念科技(深圳)有限公司采購部項目主任鄒淑勤認為：“在我看來(lái)，采購優(yōu)化主要分為：采購BOM的優(yōu)化、采購流程的優(yōu)化、采購管理的優(yōu)化以及采購人員的優(yōu)化?！?

她表示，采購BOM優(yōu)化就是要確保BOM中每一顆物料都是能滿(mǎn)足設計需求、滿(mǎn)足質(zhì)量要求的最便宜的物料，而且是最容易采購的物料?！懊恳活w物料盡可能有3顆或以上的替代料，而且這些替代料的選用要有不同層次，以滿(mǎn)足缺貨時(shí)的緊急調料。比如電解電容，在考慮到常用的品牌如Rubycon、Panasonic、Chemicon等的同時(shí)，還可以考慮ILLINOIS，因為它的交貨周期很短，不到4周?！彼f(shuō)。

越來(lái)越多的企業(yè)將優(yōu)化供應商組合和優(yōu)化材料需求結構滲透到日常工作中。

具體采購操作時(shí)，一方面會(huì )貨比三家，以選擇產(chǎn)品單價(jià)最低來(lái)實(shí)現采購成本節支。信瑞電子（深圳）有限公司采購專(zhuān)員周波表示：“除了針對不同品牌的兩三家代理商詢(xún)價(jià)外，我們還會(huì )擴大詢(xún)價(jià)范圍從亞洲到歐洲，往往得到了令人滿(mǎn)意的采購價(jià)?！钡硪环矫?，現在的采購更看重的是總成本降低，而總成本包括研發(fā)成本、原物料成本、加工成本、運輸成本等，其中任何一項成本的降低，都能打到總成本降低的目的，因此往往會(huì )綜合考慮各個(gè)因素。

正如羅蘭貝格公司構建的金字塔式采購成本優(yōu)化系統圖所示，越來(lái)越多的電子制造商將優(yōu)化供應商組合和優(yōu)化材料需求結構滲透到他們的日常工作中。周波指出：“項目前期控制十分重要。除了直接談判價(jià)格達到降價(jià)目的的方式外，替換物料也是十分重要的手段。設計人員往往只對產(chǎn)品的功能和性能負責，對產(chǎn)品的交貨準確性、市場(chǎng)競爭力等并不熟悉，采購部門(mén)通常在設計初期就開(kāi)始介入，向他們推薦價(jià)格上有優(yōu)勢、品質(zhì)、服務(wù)、替代性都較好的產(chǎn)品。這方面的案例不勝枚舉，有一項物料我們2013年預計用量20萬(wàn)顆，替代后可節省20萬(wàn)美元?！?

信瑞電子 (深圳)有限公司采購專(zhuān)員周波

他還表示，為了達到降低成本的目標，需方會(huì )以未來(lái)批量生產(chǎn)將從供方處購買(mǎi)作為承諾，同時(shí)也會(huì )要求供方未來(lái)兩三年批量階段以最惠價(jià)格支持，每年成本下降一定幅度百分點(diǎn)。不過(guò)，周波還強調說(shuō)，并不是所有的物料都存在替代的價(jià)值，只有那些用量大、價(jià)值比重高的物料，才會(huì )多方進(jìn)行對比驗證進(jìn)而推進(jìn)，其中仍存在替換風(fēng)險，即設計變更、生產(chǎn)變更、產(chǎn)品性能差異等其他連鎖反應，要權衡所有因素才可以進(jìn)行下去。

“采購流程的優(yōu)化是包括各部門(mén)協(xié)調的優(yōu)化，確保采購的流程盡可能簡(jiǎn)單，但是可以起到互相監督，互相遏制的作用，盡可能減少流程中個(gè)人因素的作用?！编u淑勤繼續說(shuō)。企業(yè)在采購之初，首先需要建立嚴格的采購制度，規范和優(yōu)化采購業(yè)務(wù)流程，這是進(jìn)行系統性采購的成本質(zhì)量控制的基礎。采購制度應規定申購、審批、簽約、采購執行、檢驗、入庫等采購流程，明確采購工作的標準，規范日常申購行為，嚴格審批手續。規范業(yè)務(wù)流程，細分信息、計劃、采購、結算的職責界面，明確各自責任，使采購價(jià)格內部透明化，各職能部門(mén)之間既分工協(xié)作，又互相制約，避免業(yè)務(wù)工作中暗箱操作。

與此同時(shí)，還要建立全過(guò)程全方位的有效監控體系。全過(guò)程監控體系需要重點(diǎn)控制采購的四個(gè)環(huán)節：計劃制定、合同簽訂、質(zhì)量檢驗和款項結算。對計劃的合理和準確性，合同的合法與公平性，驗收的透明度以及款項的結算進(jìn)行行政監督、財務(wù)審計、制度考核等全面監控，確保采購管理的規范運作。企業(yè)應重點(diǎn)關(guān)注對采購價(jià)格的監督，建立健全與自身相適應的價(jià)格管理體系，成立統一的價(jià)格管理委員會(huì )，負責采購價(jià)格的事前市場(chǎng)詢(xún)價(jià)、事中價(jià)格審批、事后考核工作，價(jià)格審批人員要對采購部門(mén)的物資到貨、價(jià)格審批記錄存檔、備案。同時(shí)，價(jià)格審批要相互制約，對于一筆采購業(yè)務(wù)的審批，要形成自下而上逐級審批方可生效的內部制約機制。

采購管理的優(yōu)化，包括采購文件、采購管理的KPI指標的優(yōu)化，庫存管理的優(yōu)化，采購物料的分類(lèi)管理的優(yōu)化。采購體系的優(yōu)化應從系統性出發(fā)，全方位關(guān)注企業(yè)采購的內部管控和外部管控。如果說(shuō)BOM優(yōu)化和采購流程的優(yōu)化是企業(yè)采購的內部管控的話(huà)，那么采購管理的優(yōu)化則更注重的是外部的管控，主要涉及供應商關(guān)系管理。

優(yōu)化的供需關(guān)系應該是建立在戰略層次上的供需關(guān)系?，F代供需關(guān)系認為，供應商是需求商最重要的合作伙伴，應本著(zhù)長(cháng)期穩定互信互惠的原則來(lái)構建新型的供需鏈。要想建立一種既相對穩定又充滿(mǎn)競爭機制，有供應保障能力和質(zhì)量保證能力的物資供應鏈，必須選好供應商和加強供應商的管理，建立供應商戰略聯(lián)盟。

首先，要選擇合適的供應商。先是審查供應商的基本信息，包括公司組織結構是否健全、財務(wù)狀況是否穩定、生產(chǎn)的品種和產(chǎn)能、有哪些客戶(hù)群體等。供應商通過(guò)基本的審查關(guān)后，可以派出由研發(fā)、采購、生產(chǎn)、品質(zhì)管理等相關(guān)人員組成的團隊對其進(jìn)行現場(chǎng)審查，做詳細的認證。之后，再由供應商開(kāi)始產(chǎn)品送樣直到供應商的產(chǎn)品通過(guò)批量認證。審查供應商最重要的環(huán)節是現場(chǎng)驗證和樣品抽驗?！斑x擇合適的供應商時(shí)要做到：一是選擇綜合素質(zhì)較好的供應商作為合作伙伴；二是當原來(lái)供應商的經(jīng)營(yíng)范圍與企業(yè)的需求不適應時(shí)，應調換供應商；三是應跟蹤供應商的誠信情況，定期對供應商的經(jīng)營(yíng)能力、技術(shù)開(kāi)發(fā)能力、交貨與服務(wù)等進(jìn)行調查與系統評價(jià)?！敝懿ū硎?。

其次，要建立供應商檔案和準入制度。對企業(yè)的正式供應商要建立檔案，供應商檔案除有編號、詳細聯(lián)系方式和地址外，還應有付款條件、交貨推薦、交貨期限、品質(zhì)評級、銀行賬號等，每一個(gè)供應商檔案應經(jīng)嚴格的審查才能歸檔，同時(shí)要建立供應商準入制度。

再次，要與重要供應商建立戰略性合作伙伴關(guān)系。選擇供應商需要耗費一定的人力和物力，再加上考察和談判的時(shí)間，成本很高。著(zhù)眼于長(cháng)期穩定的供應關(guān)系，與供應商建立一種長(cháng)期合作的互惠互利的戰略伙伴關(guān)系，不僅可以保證交貨時(shí)間和質(zhì)量，而且隨著(zhù)訂貨量的增加，還可以達到價(jià)格上的優(yōu)惠和付款條件的寬限?！捌髽I(yè)要把供應商的業(yè)務(wù)看成是自己業(yè)務(wù)的進(jìn)一步拓展，創(chuàng )造條件幫助供應商把供應工作做得更好，共同努力應對供應商的困難，及時(shí)向供應商反饋消費者需求，幫助其改進(jìn)生產(chǎn)設計、降低制造成本、貼近市場(chǎng)需求。只有雙方共同努力，降低供應商的成本，才能降低企業(yè)的采購成本，實(shí)現雙贏(yíng)?！敝懿ㄕf(shuō)。

采購人員的優(yōu)化，“主要指采購人員本身要具備對市場(chǎng)動(dòng)態(tài)的敏銳觀(guān)察力，比如物料單價(jià)要上漲時(shí)是否備料，物料是否會(huì )出現緊缺狀況?！编u淑勤說(shuō)。定期對采購人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓，掌握采購管理知識和必備的相關(guān)知識、管理辦法，特別是在工作中利用現代物流、現代管理手段和方法進(jìn)行有效管理，利用質(zhì)量管理活動(dòng)促進(jìn)管理水平的不斷提高。此外，還應當把適當的利益機制和考核機制、獎懲機制相結合，促使采購人員積極尋找貨源和降低成本的途徑，從而降低采購價(jià)格。